1. Wie is verantwoordelijk?
Invoxi is een dienst van GROUP RAMCOM BV, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0818.471.152. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via info@invoxi.eu of per post via Pastoor Paquaylaan 17, 3550 Heusden-Zolder, België.
Wanneer een klant persoonsgegevens in Invoxi invoert voor zijn eigen administratie, is die klant in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en treedt Invoxi op als verwerker. Voor account-, contract-, beveiligings- en gebruiksgegevens die Invoxi voor eigen doeleinden verwerkt, is GROUP RAMCOM BV verwerkingsverantwoordelijke.
2. Welke gegevens verwerken we?
- Account- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en rol.
- Administratieve en facturatiegegevens, waaronder klant-, leverancier-, product-, document-, betaal- en projectgegevens die gebruikers in de dienst invoeren.
- Contract- en abonnementsgegevens, facturen en communicatie met ondersteuning.
- Technische gegevens, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, sessie- en beveiligingslogboeken en gebruiksgegevens.
- Voorkeuren, taalinstellingen en eventuele toestemmingen.
3. Waarom en op welke grondslag?
- Om de overeenkomst uit te voeren: accounts aanbieden, documenten verwerken, functies leveren, ondersteuning geven en factureren.
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder boekhoudkundige, fiscale en beveiligingsverplichtingen.
- Voor gerechtvaardigde belangen, zoals fraudepreventie, productbeveiliging, foutanalyse en verbetering van de dienstverlening, steeds met afweging van uw belangen.
- Op basis van toestemming wanneer die wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor niet-essentiële cookies of bepaalde marketingcommunicatie.
4. Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen wanneer dit nodig is met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners voor hosting, opslag, e-mail, ondersteuning, betalingen en beveiliging, met professionele adviseurs of overheidsinstanties wanneer de wet dit vereist, en met partijen die de klant zelf via een integratie activeert.
Verwerkers mogen gegevens uitsluitend volgens onze instructies verwerken en moeten passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen toepassen. Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken we een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.
5. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Account- en klantinhoud wordt in beginsel bewaard zolang de overeenkomst loopt en gedurende een beperkte periode daarna voor herstel, geschillen en wettelijke verplichtingen. Boekhoudkundige documenten kunnen gedurende de wettelijk vereiste termijn worden bewaard. Beveiligingslogboeken worden voor een kortere, proportionele termijn bewaard. Definitieve termijnen worden vóór publicatie in het gegevensbewaarbeleid vastgelegd.
6. Beveiliging
We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder toegangsbeheer, logging, versleutelde verbindingen, back-ups en procedures voor incidentbeheer. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; gebruikers blijven verantwoordelijk voor sterke toegangsgegevens, correcte autorisaties en de rechtmatigheid van ingevoerde gegevens.
7. Uw rechten
Afhankelijk van de situatie kunt u inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen en toestemming intrekken. Stuur uw verzoek naar info@invoxi.eu. We kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wanneer Invoxi gegevens uitsluitend namens uw organisatie verwerkt, wordt het verzoek met die organisatie afgestemd.
U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.
8. Cookies en wijzigingen
Informatie over cookies en vergelijkbare technologie staat in ons cookiebeleid. We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de dienst, wetgeving of verwerking wijzigt. De meest recente versie en datum worden op deze pagina gepubliceerd.