1. Qui est responsable ?
Invoxi est un service de GROUP RAMCOM BV, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0818.471.152. Toute question relative à la vie privée peut être envoyée à info@invoxi.eu ou à Pastoor Paquaylaan 17, 3550 Heusden-Zolder, Belgique.
Lorsqu’un client introduit des données personnelles dans Invoxi pour sa propre administration, ce client est généralement responsable du traitement et Invoxi agit comme sous-traitant. GROUP RAMCOM BV est responsable du traitement des données de compte, de contrat, de sécurité et d’utilisation traitées pour les finalités propres d’Invoxi.
2. Quelles données traitons-nous ?
- Données de compte et de contact : nom, adresse e-mail, téléphone, organisation et rôle.
- Données administratives et de facturation saisies par les utilisateurs : clients, fournisseurs, produits, documents, paiements et projets.
- Informations contractuelles et d’abonnement, factures et échanges avec l’assistance.
- Données techniques : adresse IP, appareil, navigateur, journaux de session et de sécurité et données d’utilisation.
- Préférences, langue et choix de consentement.
3. Pourquoi et sur quelle base ?
- Exécuter le contrat : fournir les comptes, traiter les documents, offrir les fonctionnalités, l’assistance et la facturation.
- Respecter les obligations légales, notamment comptables, fiscales et de sécurité.
- Poursuivre des intérêts légitimes tels que la prévention de la fraude, la sécurité, le diagnostic et l’amélioration du service, après mise en balance de vos intérêts.
- Sur la base du consentement lorsqu’il est requis, notamment pour les cookies non essentiels ou certaines communications marketing.
4. Avec qui partageons-nous les données ?
Nous ne partageons les données que si nécessaire avec des prestataires sélectionnés pour l’hébergement, le stockage, l’e-mail, l’assistance, les paiements et la sécurité, avec des conseillers ou autorités lorsque la loi l’exige, et avec les intégrations activées par le client.
Les sous-traitants ne peuvent agir que sur instruction et doivent appliquer des garanties adaptées. Les transferts hors de l’Espace économique européen reposent sur un mécanisme valable, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.
5. Combien de temps conservons-nous les données ?
Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire. Le contenu des comptes et des clients est généralement conservé pendant le contrat et une période limitée ensuite pour la récupération, les litiges et obligations légales. Les pièces comptables peuvent être conservées pendant la durée légale et les journaux de sécurité pendant une durée plus courte et proportionnée. Les durées définitives devront être consignées avant publication.
6. Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment le contrôle des accès, la journalisation, les connexions chiffrées, les sauvegardes et la gestion des incidents. Aucun système n’est exempt de risque ; les utilisateurs restent responsables de leurs identifiants, autorisations et de la licéité des données introduites.
7. Vos droits
Selon la situation, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité, vous opposer au traitement ou retirer votre consentement. Envoyez votre demande à info@invoxi.eu. Nous pouvons demander les informations nécessaires pour vérifier votre identité. Si Invoxi agit uniquement pour votre organisation, la demande sera coordonnée avec celle-ci.
Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données via autoriteprotectiondonnees.be.
8. Cookies et modifications
Notre politique relative aux cookies décrit les cookies et technologies similaires. Nous pouvons modifier cette déclaration lorsque le service, la législation ou les traitements évoluent. La version et la date les plus récentes seront publiées ici.